Naar de inhoud

Privacyverklaring Saloon

In het kort

  • Saloon maakt de back office voor salons (mijn.saloon.nl), de website Saloon.nl en de app; in deze verklaring lees je wat wij daarbij met je persoonsgegevens doen.
  • Ben je klant van een salon, dan bepaalt de salon wat er over jou wordt bijgehouden; wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de salon, en voor je rechten ga je naar de salon.
  • Voor je account bij Saloon, je reviews, onze nieuwsbrief, het contactformulier en de accounts van salons en hun gebruikers zijn wij zelf verantwoordelijk.
  • Wij verkopen je gegevens niet en meten zelf niets met cookies. Alleen op de pagina's van een salon die dat heeft ingesteld, meet die salon met Google Analytics of de Meta Pixel, en alleen als jij daar toestemming voor geeft.
  • Een aantal partijen buiten de Europese Economische Ruimte ontvangt gegevens, waaronder Google; artikel 12 zegt welke en op welke basis.
  • Je kunt je gegevens inzien, verbeteren, meenemen of laten verwijderen: veel daarvan doe je zelf in je account, de rest vraag je via [nog niet bekend].

Dit is een samenvatting; de artikelen hieronder zijn bepalend.

1. Wie wij zijn

1.1 Deze privacyverklaring is van [nog niet bekend], [nog niet bekend], handelend onder de naam Saloon, gevestigd aan [nog niet bekend], [nog niet bekend] [nog niet bekend], Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [nog niet bekend]. In deze verklaring heten wij Saloon of wij.

1.2 In deze verklaring betekent:

  • het platform: de back office, de website en de app samen;
  • de back office: mijn.saloon.nl, waarin salons hun agenda, klanten, kassa en team bijhouden;
  • de website: Saloon.nl, met de pagina's van salons, online boeken, de wachtlijst, reviews, accounts bij Saloon, de nieuwsbrief en het contactformulier;
  • de app: de klantenapp van Saloon, een webapp die je op je telefoon kunt zetten;
  • de salon: een bedrijf dat het platform gebruikt, zoals een kapper, schoonheidssalon of massagepraktijk;
  • gebruiker: iedereen met een login bij een salon, zoals de eigenaar en de medewerkers;
  • klant: de klant van een salon;
  • account bij Saloon: het account waarmee je als consument inlogt op de website.

1.3 Heb je een vraag over privacy, of wil je een van je rechten gebruiken (artikel 17), mail dan naar [nog niet bekend]. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; je vraag komt direct terecht bij de mensen die bij Saloon over privacy gaan.

1.4 Deze verklaring volgt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Twee begrippen daaruit komen vaak terug:

  • de verwerkingsverantwoordelijke bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden gebruikt, en is degene bij wie je terechtkunt;
  • een verwerker gebruikt persoonsgegevens alleen in opdracht van een ander, en niet voor zichzelf.

1.5 Wij gebruiken persoonsgegevens alleen als daar een grond voor is die de wet erkent (artikel 6 lid 1 AVG). In deze verklaring noemen we bij elk gebruik welke:

  • toestemming (a): je hebt er zelf voor gekozen, en je kunt die keuze altijd intrekken;
  • overeenkomst (b): het is nodig om te leveren wat je bij ons afneemt of aanvraagt, zoals je account;
  • wettelijke plicht (c): de wet verplicht het;
  • gerechtvaardigd belang (f): wij of een ander hebben er een goede reden voor, en die weegt zwaarder dan jouw belang. Welk belang dat is, zeggen we er steeds bij. Je mag daar altijd bezwaar tegen maken (artikel 17).

2. Onze twee rollen

2.1 Voor een deel van de gegevens zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Dat zijn: je account bij Saloon, de reviews die wij publiceren, de pagina's van salons op de website, bezoeken aan de website en de app, de nieuwsbrief, het contactformulier, de accounts van gebruikers, de salon als onze eigen klant, en de logbestanden waarmee wij het platform beveiligen. Voor die gegevens kun je bij ons terecht.

2.2 Voor de gegevens die een salon in de back office bijhoudt, is de salon de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Het gaat om de klanten van de salon, hun afspraken, aankopen, notities, allergieën, bestanden en berichten, en om de medewerkers en leveranciers van de salon. De salon bepaalt wat hij vastlegt en waarom; wij bewaren en verwerken het alleen voor de salon, volgens de verwerkersovereenkomst die wij met elke salon hebben.

2.3 Ben je klant van een salon? Dan is de salon verantwoordelijk voor wat hij over jou bijhoudt: je contactgegevens, je afspraken en aankopen, notities, formulieren die je voor de salon invult, en soms gegevens over je gezondheid, zoals een allergie of de uitslag van een allergietest. De salon bepaalt waarom hij die gegevens heeft en hoe lang hij ze bewaart. Gezondheidsgegevens mag de salon alleen vastleggen met jouw uitdrukkelijke toestemming of op een andere grond die de wet daarvoor toestaat. Wij gebruiken de gegevens die een salon over jou bijhoudt niet voor onszelf. Wil je ze inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, of heb je een vraag of klacht over wat de salon met je gegevens doet, ga dan naar de salon. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het zonder onnodige vertraging door naar de salon en laten wij je weten dat we dat hebben gedaan.

2.4 Maak je via de website een afspraak, dan geven wij je gegevens door aan de salon (artikel 4). Zodra de afspraak in de agenda van de salon staat, zijn het de gegevens van de salon en geldt artikel 2.3. Je account bij Saloon blijft van jou en van ons: daarvoor zijn wij verantwoordelijk (artikel 5).

2.5 Reviews publiceren wij zelf op de website; daarvoor zijn wij verantwoordelijk. De salon leest je review in de back office en kan erop reageren (artikel 6).

3. Bezoekers van de website en de app

3.1 Wat onze servers zien. Bezoek je de website, de app of de back office, dan ontvangen onze servers je IP-adres, welke pagina of functie je opvraagt en wanneer. Wij gebruiken dat om het platform veilig en werkend te houden: om misbruik en aanvallen te herkennen, om het aantal verzoeken per bezoeker te beperken en om storingen op te sporen. Grond: gerechtvaardigd belang (een veilig platform dat werkt). Logbestanden bewaren wij 30 dagen. De tellers waarmee wij het aantal verzoeken of inlogpogingen beperken, verdwijnen vanzelf zodra hun periode voorbij is: na enkele minuten tot hooguit drie maanden.

3.2 Foutmeldingen. Gaat er iets mis, dan stuurt het platform een foutmelding naar Sentry, een dienst die de melding in de Europese Unie opslaat. Zo'n melding bevat technische gegevens over de fout, de pagina waar die optrad en gegevens die van je IP-adres zijn afgeleid. Werk je in de back office, dan krijgt de melding ook het kenmerk (de id) van je account en van de salon en vestiging waarin je werkte; gebeurt het op de pagina's van een salon, dan het adres van die salonpagina. Je naam of e-mailadres gaat nooit mee. Zo vinden wij de fouten die een bepaalde salon raken. De inhoud van formulieren, cookies, zoektermen in webadressen en inloggegevens halen wij er vóór het versturen uit. Grond: gerechtvaardigd belang (fouten vinden en oplossen). Wij bewaren foutmeldingen 90 dagen.

3.3 Cookies en opslag in je browser. De website gebruikt een sessiecookie om je ingelogd te houden en formulieren te beschermen. Je browser bewaart verder de plek van een salon op de kaart en, zolang je bezig bent met boeken, de afspraak die je aan het maken bent. Meer hierover staat in artikel 16 en in de Cookieverklaring.

3.4 Inhoud van andere partijen. Sommige pagina's laten je browser iets ophalen bij een andere partij. Die partij ontvangt dan je IP-adres, rechtstreeks van je browser:

  • lettertypes van Google Fonts, op de pagina's van salons, op een deel van de andere pagina's en op de pagina's van de nieuwsbrief;
  • de kaart op de pagina van een salon: kaarttegels van OpenStreetMap; staat de plek van de salon nog niet vast, dan vraagt je browser die op bij Nominatim (ook van OpenStreetMap) aan de hand van het adres van de salon;
  • Google reCAPTCHA op het formulier van de nieuwsbrief en het contactformulier (artikel 7 en 8). reCAPTCHA kijkt naar je IP-adres en naar signalen van je browser om te beoordelen of je een mens bent, en plaatst daarvoor cookies;
  • voorbeeldfoto's van Unsplash op een van de pagina's van het boeken.

Grond: gerechtvaardigd belang (een website die goed werkt en leesbaar is, en formulieren die niet worden overspoeld met spam). Deze partijen zijn zelf verantwoordelijk voor wat zij met je IP-adres doen; lees daarvoor hun eigen privacyverklaring.

3.5 De app. Voor de app heb je geen account nodig, en de app vraagt je niet om contactgegevens. Je favoriete salons, je taalkeuze en of je de app al op je beginscherm hebt gezet, bewaart de app alleen op je eigen apparaat. De app bewaart ook lettertypes en afbeeldingen op je apparaat, zodat hij sneller laadt. Geef je de app toestemming om je locatie te gebruiken, dan gebruikt de app die alleen op je apparaat, om de kaart op jouw omgeving te zetten; je locatie gaat niet naar ons. Je browser haalt dan wel de kaarttegels van die omgeving op bij OpenStreetMap. Verder laadt de app lettertypes van Google Fonts en voorbeeldfoto's van Unsplash; ook die partijen ontvangen je IP-adres. Je kunt de toestemming voor je locatie altijd intrekken in de instellingen van je browser of telefoon.

3.6 Meten op de pagina's van een salon. Een salon kan in de back office haar eigen Google Analytics of Meta Pixel koppelen. Op de pagina's van die salon op de website (haar salonpagina en het boeken bij die salon) vragen wij je dan eerst in een cookiemelding of je dat goedvindt. Zeg je ja, dan laadt je browser de software van Google Analytics (bij toestemming voor analytische cookies) of de Meta Pixel (bij toestemming voor marketingcookies). Die stuurt je IP-adres, gegevens over je browser en apparaat, het adres van de pagina en wat je daar doet naar Google of Meta: dat je een boeking begint, dat je je op de wachtlijst zet, en een geboekte afspraak met de behandelingen en hun prijs. Je naam, e-mailadres, telefoonnummer, opmerking en boekingsnummer gaan nooit mee, en op je account, het beheren van een afspraak, het schrijven van een review en een voorbeeld van een salonpagina wordt niet gemeten. Grond: jouw toestemming.

De salon beslist of er wordt gemeten, heeft het account bij Google of Meta en bepaalt wat daar met de gegevens gebeurt en hoe lang ze bewaard blijven; daarvoor is de salon verantwoordelijk, samen met Google of Meta. Saloon ontvangt en bewaart niets van wat er wordt gemeten: wij zetten de software alleen op de pagina's van die salon, en alleen na je toestemming. Je keuze bewaart je eigen browser, 6 maanden; onze server bewaart hem niet. Je kunt je toestemming altijd intrekken via "Cookie-instellingen" onderaan de pagina van de salon; daarna laadt de software niet meer en halen wij de cookies weg. Wil je weten wat er over jou is gemeten, of wil je dat laten verwijderen, vraag het dan aan de salon; je kunt ook bij ons terecht, dan helpen wij je op weg. Meer hierover, en welke cookies het zijn, staat in artikel 8 van de Cookieverklaring.

3.7 Hoe vaak de pagina's van salons worden bekeken. Wij tellen per salon per dag hoe vaak haar pagina op de website is bekeken en hoeveel bezoekers elke stap van het boeken bereiken, zodat wij zien waar mensen afhaken en de website kunnen verbeteren. Dat zijn alleen aantallen: jouw browser stuurt alleen dat een pagina of stap is bereikt, er gaat geen cookie mee, je browser bewaart er niets voor, en wij koppelen een aantal niet aan jou of aan je IP-adres. Een voorbeeld van een salonpagina en de boekingsmodule op de eigen website van een salon tellen wij niet. Grond: gerechtvaardigd belang (onze website verbeteren). De aantallen van een dag bewaren wij 40 dagen in onze tijdelijke opslag; daarna alleen nog als aantal in onze statistieken.

4. Een afspraak maken of op de wachtlijst

4.1 Welke gegevens. Maak je via de website een afspraak, dan vragen wij je voor- en achternaam, je e-mailadres en je telefoonnummer. Verder leggen wij vast welke behandelingen je kiest, bij welke medewerker, op welke dag en tijd, of het je eerste bezoek is, je opmerking voor de salon en een kortingscode als je die invult. Zet je jezelf op de wachtlijst, dan leggen wij ook vast op welke dagen en tijden je kunt. Ben je ingelogd met je account bij Saloon, dan vullen wij je gegevens in vanuit je account.

4.2 Wat ermee gebeurt. Wij zetten je afspraak of je plek op de wachtlijst in de agenda van de salon, en de salon ontvangt je gegevens. Vanaf dat moment zijn het de gegevens van de salon en geldt artikel 2.3. De salon stuurt je een bevestiging en, als de salon dat heeft ingesteld, herinneringen (artikel 10), tenzij de salon die mails heeft uitgezet. Komt er voor de wachtlijst een plek vrij, dan krijg je daarover een e-mail, tenzij de salon die mail heeft uitgezet. Een afspraak die je online maakt, geeft de salon geen toestemming om je reclame te sturen.

4.3 Waarom. Wij hebben deze gegevens nodig om de afspraak te maken waar je om vraagt. Grond: overeenkomst; de afspraak is een overeenkomst tussen jou en de salon, en wij geven je gegevens in opdracht van de salon door. Bij een account bij Saloon koppelen wij de afspraak aan je account (artikel 5).

4.4 Je opmerking. Schrijf in je opmerking alleen wat de salon voor je afspraak moet weten. Wat je daar schrijft, komt bij de salon terecht en staat daarna in de administratie van de salon.

4.5 Hoe lang. Zolang je bezig bent met boeken, bewaart je browser de afspraak die je aan het maken bent, met je gegevens en je opmerking. Die gegevens verdwijnen uit je browser wanneer je het tabblad sluit. Hoe lang de salon je afspraak en je gegevens bewaart, bepaalt de salon.

4.6 Je afspraak wijzigen of annuleren. In de bevestiging staat een persoonlijke link waarmee je je afspraak kunt bekijken, wijzigen of annuleren. Iedereen die die link heeft, kan dat. Stuur de e-mail dus niet door.

5. Je account bij Saloon

5.1 Welke gegevens. Voor je account bij Saloon bewaren wij je e-mailadres, je voor- en achternaam, je telefoonnummer, je taal, wanneer je de voorwaarden en deze privacyverklaring hebt geaccepteerd, en de salons waaraan je account is gekoppeld. Vul je je geboortedatum in, dan bewaren wij die ook; dat is niet verplicht. Je wachtwoord bewaren wij alleen als een code waaruit het wachtwoord niet terug te halen is (een hash). Log je in met Google, dan bewaren wij ook een kenmerk van je Google-account. Per apparaat waarop je bent ingelogd, houden wij een sessie bij: de naam en het soort apparaat (bijvoorbeeld "Safari · iOS"), de stad en het land waar je inlogde, wanneer je de sessie voor het laatst gebruikte en wanneer hij verloopt. De stad en het land zoeken wij op onze eigen servers op in een database van DB-IP; je IP-adres gaat daarvoor niet naar een andere partij, en wij bewaren het niet bij de sessie.

5.2 Waarom. Met je account log je in, boek je zonder je gegevens opnieuw in te vullen, en zie en beheer je je afspraken bij alle salons op één plek. Grond: overeenkomst (de Gebruiksvoorwaarden Saloon.nl). Wij beveiligen je account ook: na vijf mislukte inlogpogingen blokkeren wij het inloggen 30 minuten en sturen wij je een e-mail, en elke keer dat je het account gebruikt, controleren wij of je sessie nog geldig is. Grond: gerechtvaardigd belang (je account beschermen tegen misbruik).

5.3 Koppelen aan je gegevens bij een salon. Een salon houdt over jou een eigen klantkaart bij. Wij koppelen je account aan die klantkaart, maar alleen als vaststaat dat jij het bent:

  • als je je e-mailadres hebt bevestigd en de salon precies één klantkaart met dat adres heeft;
  • als je een afspraak maakt terwijl je bent ingelogd;
  • als je de link in een e-mail over je afspraak opent terwijl je bent ingelogd, en die afspraak op hetzelfde e-mailadres staat als je account.

Na het koppelen zie je in je account je afspraken bij die salon, en kun je per salon kiezen welke berichten de salon je mag sturen. Je account en de klantkaart blijven twee aparte dingen: de klantkaart blijft van de salon (artikel 2.3).

5.4 Je geboortedatum. Heb je je geboortedatum in je account ingevuld, dan zetten wij die op je klantkaart bij elke gekoppelde salon waar die kaart nog geen geboortedatum heeft. Zo kan de salon je bijvoorbeeld op je verjaardag feliciteren. Een geboortedatum die de salon zelf al heeft vastgelegd, passen wij niet aan. Grond: toestemming; je kiest zelf of je je geboortedatum invult. Haal je hem later weg uit je account, dan blijft hij op de klantkaart staan, want die is van de salon (artikel 2.3): vraag de salon dan om hem ook daar weg te halen.

5.5 Inloggen met Google. Kies je voor "Doorgaan met Google", dan geeft Google ons je e-mailadres, je naam en een kenmerk van je Google-account. Wij accepteren alleen een e-mailadres dat Google heeft bevestigd. Google weet dan dat je bij Saloon.nl inlogt. Je kunt Google koppelen en weer loskoppelen bij je gegevens in je account. Loskoppelen kan pas als je een wachtwoord hebt ingesteld, anders kun je niet meer inloggen. Grond: overeenkomst.

5.6 Je apparaten. Op de website blijf je op een apparaat ingelogd tot 2 uur na je laatste klik, of tot je uitlogt (de cookie saloon-session in de cookieverklaring). De sleutels van je sessie staan alleen op de server van de website; je browser houdt alleen een sessiecookie. Bij je gegevens zie je op welke apparaten je bent ingelogd, met de plaats en wanneer je ze het laatst gebruikte. Je kunt daar één apparaat afmelden, of alle andere apparaten in één keer. Verander je je wachtwoord, dan melden wij de andere apparaten ook af.

5.7 Je gegevens downloaden. Bij je gegevens kun je een kopie van je gegevens aanvragen. Wij mailen je dan een link. Die werkt één keer, een uur lang, en alleen als je bent ingelogd met hetzelfde account. Je krijgt een ZIP-bestand met een uitleg, je accountgegevens, je afspraken bij de gekoppelde salons (in JSON en in CSV, dat je in Excel kunt openen), de gekoppelde salons met je keuzes voor berichten, en de apparaten waarop je bent ingelogd, met hun plaats. Wij maken het bestand op het moment dat je het downloadt en bewaren het niet. Wat een salon zelf over je bijhoudt, zoals notities, allergieën en bestanden, zit er niet in; dat vraag je aan de salon (artikel 2.3).

5.8 Je account verwijderen. Je kunt je account zelf verwijderen bij je gegevens. Heeft je account een wachtwoord, dan vragen wij dat ter bevestiging. Wij melden dan meteen al je apparaten af, verbreken de koppelingen met salons en anonimiseren je account: je e-mailadres, naam, telefoonnummer, wachtwoord en de koppeling met Google verdwijnen. Daarna sturen wij een bevestiging naar het e-mailadres dat je account had. De salons houden hun eigen klantkaart en je afspraken bij hen; die bewaren zij op hun eigen grond. Wil je dat ook die verdwijnen, vraag het dan aan de salon.

5.9 Hoe lang. Wij bewaren je account tot je het verwijdert. Een registratie die je niet bevestigt, kun je niet gebruiken; wij verwijderen die na 30 dagen. Een sessie verwijderen wij 30 dagen nadat je bent uitgelogd of nadat hij is verlopen.

5.10 Hulp van Saloon. Medewerkers van Saloon kunnen in ons eigen beheersysteem je account, de salons waaraan het gekoppeld is en je sessies inzien, om je te helpen. Zij kunnen je sessies afmelden en de e-mail om je adres te bevestigen opnieuw sturen. Je wachtwoord kunnen zij nooit zien of instellen. Elke keer dat een medewerker je account opent of iets doet, leggen wij vast wie, wanneer en wat; dat bewaren wij twee jaar. Grond: overeenkomst (je account) en gerechtvaardigd belang (kunnen aantonen wat er met je account is gebeurd).

6. Reviews

6.1 Alleen na een bezoek. Je kunt alleen een review schrijven over een afspraak die heeft plaatsgevonden. Na je bezoek krijg je van de salon een bedankmail met een persoonlijke link. Die link werkt 90 dagen. Een andere manier om een review te schrijven is er niet, en je hebt er geen account voor nodig.

6.2 Welke gegevens. Wij bewaren je beoordeling (1 tot 5 sterren), je tekst als je die schrijft, de datum, de afspraak waar de review bij hoort en de medewerker die je heeft geholpen. De review hoort bij de klantkaart die de salon over jou bijhoudt.

6.3 Wat iedereen ziet. Op de pagina van de salon tonen wij je voornaam met de eerste letter van je achternaam, je sterren, je tekst, de datum, de naam van de medewerker en de openbare reactie van de salon. Je e-mailadres, je telefoonnummer en de gegevens van je afspraak tonen wij niet. Je sterren tellen mee in het gemiddelde van de salon en van de medewerker.

6.4 Wat de salon ziet en doet. De salon ziet je review in de back office, bij je klantkaart, en krijgt een melding dat er een review is. De salon kan reageren, openbaar op de website of alleen aan jou, namens de salon of namens een medewerker. Een reactie krijg je per e-mail, tenzij de salon die mail heeft uitgezet of jij berichten van de salon hebt uitgezet. De salon kan je review niet aanpassen, verbergen of verwijderen.

6.5 Aanpassen en intrekken. Je kunt je review tot 30 dagen na het plaatsen aanpassen. Intrekken kan altijd: via de link in de bedankmail zolang die werkt, en daarna door te mailen naar [nog niet bekend]. Een ingetrokken review verdwijnt meteen van de website en uit de gemiddelden, en kan niet terugkomen.

6.6 Waarom. Grond: gerechtvaardigd belang. Eerlijke reviews van echte bezoekers helpen andere mensen een salon te kiezen en helpen de salon beter te worden. Daarom tonen wij zo weinig mogelijk over jou, en kun je je review altijd intrekken.

6.7 Hoe lang. Een review blijft staan zolang de salon het platform gebruikt; daarna geldt artikel 18. Een ingetrokken review gebruiken wij niet meer; wij verwijderen hem uiterlijk 30 dagen na het intrekken.

7. De nieuwsbrief

7.1 Welke gegevens. Meld je je op de website aan voor de nieuwsbrief, dan bewaren wij je e-mailadres, je taal, wanneer je je aanmeldde en wanneer je dat bevestigde. Van je IP-adres en je browser bewaren wij alleen een code die wij er met een geheime sleutel van maken (een hash). Zo bewaren wij je IP-adres niet zelf, maar kunnen wij misbruik van het formulier wel herkennen.

7.2 Eerst bevestigen. Na je aanmelding sturen wij je een e-mail met een link om te bevestigen. Die link werkt 48 uur. Pas als je hebt bevestigd, sturen wij je de nieuwsbrief.

7.3 Waarom. In de nieuwsbrief vertellen wij over Saloon. De afzender is Saloon ([email protected]). Grond: toestemming. Het formulier is beschermd met Google reCAPTCHA (artikel 3.4).

7.4 Afmelden. Onder elke mail die je van ons over de nieuwsbrief krijgt, vanaf de bevestigingsmail, staat een link om je af te melden. Meld je je af, dan verwijderen wij je gegevens meteen uit de lijst.

7.5 Hoe lang. Wij bewaren je aanmelding tot je je afmeldt. Een aanmelding die je niet bevestigt, gebruiken wij niet; die verwijderen wij na 30 dagen.

8. Het contactformulier

8.1 Welke gegevens. In het contactformulier vul je je naam, je e-mailadres, het onderwerp en je bericht in, en als je dat wilt je telefoonnummer. Het formulier is beschermd met Google reCAPTCHA (artikel 3.4).

8.2 Wat ermee gebeurt. De website mailt je bericht naar ons team, met jouw e-mailadres als adres om op te antwoorden. De website bewaart je bericht zelf niet. Lukt het versturen niet, dan zegt de website dat, en kun je ons direct mailen.

8.3 Waarom. Wij gebruiken je gegevens om je vraag te beantwoorden. Grond: gerechtvaardigd belang (je vraag beantwoorden), of overeenkomst als je vraag gaat over een overeenkomst met ons.

8.4 Hoe lang. Wij bewaren je bericht in onze mailbox tot je vraag is afgehandeld, en daarna nog hooguit een jaar, voor het geval je erop terugkomt.

9. Salons en hun gebruikers

Dit artikel is voor de eigenaar van een salon en voor iedereen die met een login in de back office werkt.

9.1 Je account. Voor je account bewaren wij je e-mailadres, naam, telefoonnummer, geslacht, je taal en je instellingen voor meldingen, en bij welke salons je hoort, met je rol. Vul je je geboortedatum in, dan bewaren wij die ook; dat is niet verplicht, en de salons waarbij je werkt zien hem daardoor niet. Je wachtwoord bewaren wij alleen als hash. Log je in met Google, dan geeft Google ons je e-mailadres, je naam en een kenmerk van je Google-account. Wat je zelf aan je profiel toevoegt, zoals een kopregel, een tekst over jezelf, talen, interesses, links naar sociale media en een foto, bewaren wij ook. Grond: overeenkomst (de Algemene voorwaarden voor salons, die ook gelden voor elke gebruiker).

9.2 De salon als onze klant. Van de salon en de eigenaar bewaren wij de bedrijfsgegevens en de antwoorden die je gaf bij het aanmelden en inrichten van je salon. Wij gebruiken die om de back office voor je in te richten en om met je te communiceren over je abonnement. Grond: overeenkomst.

9.3 Inloggen en sessies. Per apparaat waarop je bent ingelogd, bewaren wij een sessie met de naam en het soort apparaat, het IP-adres, de stad en het land en wanneer je het laatst actief was. Zo zie je in je account waar je bent ingelogd en kun je een apparaat dat je niet kent afmelden. De stad en het land zoeken wij op onze eigen servers op in een database van DB-IP; je IP-adres gaat daarvoor niet naar een andere partij. Grond voor de sessies: gerechtvaardigd belang (je account beveiligen en verdachte inlogs herkenbaar maken). Je blijft ingelogd tot 7 dagen na je laatste gebruik, of tot je uitlogt; een sessie verwijderen wij 30 dagen nadat je bent uitgelogd of hem het laatst gebruikte; een apparaat dat je als vertrouwd hebt gemarkeerd, na een jaar zonder gebruik. Na vijf mislukte inlogpogingen blokkeren wij het inloggen 30 minuten en sturen wij je een e-mail.

9.4 Pushmeldingen. Sta je meldingen toe, dan registreren wij je apparaat bij Firebase Cloud Messaging van Google, dat de meldingen bezorgt. Een melding kan de naam van een klant en het tijdstip van een afspraak bevatten. Je kunt meldingen uitzetten in je instellingen en in je browser. Grond: overeenkomst. Wij bewaren de registratie zolang je op dat apparaat meldingen gebruikt, en verwijderen haar 30 dagen nadat je ze daar hebt uitgezet.

9.5 Het logboek van de salon. Wat je in de back office doet, zoals een afspraak aanmaken of een verkoop afrekenen, wordt vastgelegd in het logboek van de salon: wie, wat en wanneer. Van een wijziging in iemands gegevens, zoals een naam, een telefoonnummer, een notitie of een allergie, toont het logboek de salon alleen dát die veranderde, niet de gegevens zelf. Om de salon te kunnen helpen bewaren wij daarnaast de gegevens zoals ze vóór en na de wijziging waren. Die ziet de salon niet; alleen onze eigen medewerkers kunnen ze inzien, als de salon hulp nodig heeft. Na 30 dagen wissen wij ze. Dat logboek hoort bij de administratie van de salon; de salon is ervoor verantwoordelijk. Elke regel wordt twee jaar bewaard, en het logboek wordt met de andere gegevens van de salon verwijderd als de salon stopt (artikel 18.3).

9.6 Uitnodigingen. Nodigt een salon je uit, dan vult de salon je naam en e-mailadres in en sturen wij je namens de salon een uitnodiging. De link daarin werkt één dag. Neem je de uitnodiging aan, dan maak je een account (artikel 9.1).

9.7 Wat je werkgever over je bijhoudt. Wat de salon over jou als medewerker bijhoudt, zoals je rooster, je afwezigheid (ook ziekte), je omzet en je personeelskaart, is de administratie van de salon; wij verwerken die in opdracht (artikel 2.2). Voor die gegevens ga je naar de salon. Zet de salon jou op zijn pagina op de website, dan tonen wij daar je naam en je foto; dat bepaalt de salon.

9.8 Wat de back office verder gebruikt. Typ je een adres, dan vult Google Maps het aan; wat je typt, gaat daarvoor naar Google. In de kaart waarmee je een adres aanwijst, haalt je browser de kaarttegels op bij OpenStreetMap. Je voorkeuren, zoals taal, weergave en je laatst gekozen vestiging, bewaart je browser op je eigen apparaat.

9.9 Zelf regelen. Je profiel aanpassen, je apparaten bekijken en afmelden, en Google koppelen of loskoppelen doe je zelf in je account. Daar vraag je ook een kopie van je gegevens aan: wij mailen je een link die één keer werkt, een uur lang, en alleen als je bent ingelogd met hetzelfde account. Je krijgt een ZIP-bestand met een uitleg, je accountgegevens, je apparaten, je instellingen voor meldingen en de salons waarbij je hoort: per salon alleen de naam, sinds wanneer, of je eigenaar bent en je rol. Wat een salon over je werk bijhoudt, zit er niet in; dat vraag je aan de salon (artikel 9.7). Daar verwijder je ook zelf je account (artikel 18.2).

9.10 Hoe lang. Wij bewaren je account tot je het verwijdert, en de gegevens van de salon tot de salon het platform niet meer gebruikt. Daarna geldt artikel 18.

9.11 Hulp van Saloon. Medewerkers van Saloon kunnen in ons eigen beheersysteem je account, de salons waarbij je hoort met je rol, en je sessies inzien, om je of je salon te helpen. Zij kunnen het inloggen weer vrijgeven na een blokkade, je sessies afmelden en de e-mail om je adres te bevestigen opnieuw sturen. Je wachtwoord of je pincode kunnen zij nooit zien of instellen. Elke keer dat een medewerker je account opent of iets doet, leggen wij vast wie, wanneer en wat; dat bewaren wij twee jaar. Grond: overeenkomst (je account) en gerechtvaardigd belang (kunnen aantonen wat er met je account is gebeurd).

10. E-mails

10.1 E-mails namens de salon. Over je afspraak krijg je e-mails namens de salon: een bevestiging, herinneringen, een wijziging of annulering, een bericht als je niet bent gekomen, een bedankmail met de uitnodiging voor een review, een bedankje voor een fooi, een bericht over een cadeaubon of een abonnement dat afloopt, berichten over de wachtlijst, en een reactie op je review. Als afzender staat de naam van de salon, met het adres [email protected]. De salon bepaalt welke berichten hij stuurt. Wil je bepaalde berichten niet meer, zeg dat dan tegen de salon; met een account bij Saloon kun je het per salon ook zelf instellen (artikel 5.3).

10.2 Aflevering, geen openen of klikken. Van de e-mails van artikel 10.1 houden wij bij of de e-mail is verstuurd en afgeleverd, of hij is teruggekomen of geweigerd, en of je hem als spam hebt gemeld of je via de e-mail hebt afgemeld. Dat meldt onze verzenddienst Mailjet ons. Of je een e-mail opent en of je op een link klikt, meten wij niet: er staat geen onzichtbaar plaatje in onze e-mails en de links gaan rechtstreeks naar hun bestemming. Dat geldt ook voor onze eigen e-mails (artikel 10.3). De salon ziet de aflevering in het berichtenoverzicht bij je klantkaart, zodat hij weet of bijvoorbeeld een herinnering is aangekomen. Ook hiervoor is de salon verantwoordelijk (artikel 2.3); het overzicht blijft bewaard zolang de salon je klantkaart bewaart.

10.3 Onze eigen e-mails. Zelf sturen wij e-mails die bij je account horen: om je e-mailadres te bevestigen, je wachtwoord opnieuw in te stellen of je e-mailadres te wijzigen, als je account is geblokkeerd na te veel inlogpogingen, met de link naar je gegevens of naar de gegevens van een salon die je hebt gesloten, als je account is verwijderd en als het door inloggen is teruggezet. Gebruikers krijgen daarnaast uitnodigingen en meldingen uit de back office. Deze e-mails horen bij je account. Grond: overeenkomst.

10.4 Hoe wij e-mail versturen. Alle e-mails van het platform gaan via Mailjet. Mailjet ontvangt daarvoor je naam, je e-mailadres en de inhoud van de e-mail.

10.5 Niets van buiten. De e-mails van het platform laden niets bij andere partijen: ze gebruiken het lettertype dat al op je apparaat staat, en de plaatjes zitten in de e-mail zelf. Toont je e-mailprogramma de e-mail, dan krijgt dus niemand daardoor je IP-adres te zien.

10.6 Geen reclame. Het platform stuurt namens salons op dit moment geen reclame. Het platform stuurt geen sms- en WhatsApp-berichten. Pushmeldingen gaan alleen naar gebruikers (artikel 9.4).

11. Met wie wij gegevens delen

11.1 Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij werken met de partijen hieronder. Een deel van hen werkt in onze opdracht, zoals Railway, Cloudflare, Mailjet, Sentry en Firebase. Andere partijen, zoals Google bij Fonts en reCAPTCHA, ontvangen je IP-adres rechtstreeks van je browser en zijn zelf verantwoordelijk voor wat zij ermee doen. Google Analytics en de Meta Pixel ontvangen gegevens alleen op de pagina's van een salon die ze heeft gekoppeld, en alleen na je toestemming; daarvoor is de salon verantwoordelijk (artikel 3.6).

Partij Waarvoor Wat zij ontvangen
Railway Hosting van het platform: servers, database en de website Alle gegevens in deze verklaring
Cloudflare Opslag van bestanden en foto's; hosting van de back office en de app; doorgeven van verzoeken Bestanden en foto's; je IP-adres bij elk verzoek
Mailjet (Sinch) Versturen van alle e-mail; melden van aflevering, teruggekomen e-mail, spammeldingen en afmeldingen (niet van openen of klikken) Naam, e-mailadres en de inhoud van de e-mail
Sentry Foutmeldingen Technische gegevens over de fout, de pagina, gegevens afgeleid van je IP-adres; in de back office de kenmerken van je account, salon en vestiging, op de pagina's van een salon het adres van die pagina (artikel 3.2)
Google: inloggen met Google Inloggen met je Google-account E-mailadres, naam, kenmerk van je Google-account
Google: Firebase Cloud Messaging Pushmeldingen aan gebruikers Kenmerk van het apparaat; titel en tekst van de melding
Google: Maps Adressen aanvullen in de back office Wat je in het adresveld typt
Google: reCAPTCHA Spambescherming van de nieuwsbrief en het contactformulier IP-adres en signalen van je browser; plaatst cookies
Google: Fonts Lettertypes op een deel van de website en in de app IP-adres
Google: Analytics, van een salon Meten op de pagina's van een salon die het heeft gekoppeld, na je toestemming (artikel 3.6) IP-adres, gegevens over je browser, de pagina en wat je daar doet; plaatst cookies
Meta: Pixel, van een salon Meten wat de advertenties van een salon opleveren, op haar pagina's, na je toestemming (artikel 3.6) IP-adres, gegevens over je browser, de pagina en wat je daar doet; plaatst cookies
OpenStreetMap Kaarttegels in de back office, op de pagina van een salon en in de app; de plek van een salon opzoeken (Nominatim) IP-adres; het adres van de salon (Nominatim)
Unsplash Voorbeeldfoto's in de app en op een pagina van het boeken IP-adres

11.2 De salon ontvangt de gegevens die je bij het boeken, op de wachtlijst of in een review geeft (artikel 4 en 6).

11.3 Verplicht de wet ons gegevens te geven, bijvoorbeeld op bevel van een rechter, dan doen wij dat, en niet meer dan nodig is. Grond: wettelijke plicht.

12. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

12.1 Onze servers en onze database staan in de Europese Unie. Toch komen sommige gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER):

  • Google, Meta, Railway en Unsplash zijn Amerikaanse bedrijven;
  • Cloudflare stuurt verzoeken via een netwerk met servers over de hele wereld.

12.2 Gaan gegevens in onze opdracht naar een land buiten de EER zonder passend beschermingsniveau, dan doen wij dat alleen onder het EU-VS Data Privacy Framework, als de partij daarbij is aangesloten, of onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

12.3 Bij Google Fonts, reCAPTCHA, Google Analytics en de Meta Pixel van een salon, de kaartdiensten en Unsplash haalt je browser zelf iets op bij die partij; je IP-adres gaat dan rechtstreeks van jouw browser naar hen.

13. Beveiliging

13.1 Wij beveiligen persoonsgegevens met maatregelen die passen bij wat er op het spel staat. De belangrijkste:

  • de gegevens van elke salon zijn in de software afgeschermd van die van andere salons, en binnen een salon bepaalt de rol van een gebruiker wat die mag zien en doen;
  • wachtwoorden bewaren wij alleen als hash (argon2id);
  • verbindingen zijn versleuteld;
  • wij beperken het aantal inlogpogingen en verzoeken, en op gedeelde apparaten kan de back office worden vergrendeld met een pincode;
  • bestanden staan in afgeschermde opslag per salon;
  • persoonsgegevens houden wij zoveel mogelijk buiten logbestanden en foutmeldingen;
  • onze servers staan in de Europese Unie.

13.2 Geen beveiliging is volmaakt. Merk je iets op dat niet klopt, mail dan naar [nog niet bekend].

14. Geen geautomatiseerde besluiten

Wij nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen voor je hebben of je anders sterk raken. Wij maken geen profiel van je.

15. Minimumleeftijd

Een account bij Saloon of een account voor de back office kun je maken als je 16 jaar of ouder bent.

16. Cookies

16.1 Wij gebruiken alleen cookies en opslag in je browser die nodig zijn om het platform te laten werken: om je ingelogd te houden, formulieren te beschermen, je voorkeuren te onthouden en een afspraak vast te houden terwijl je boekt. Daarvoor is geen toestemming nodig. Zelf gebruiken wij geen cookies voor statistieken of reclame.

16.2 Op het formulier van de nieuwsbrief en het contactformulier plaatst Google reCAPTCHA eigen cookies, voor spambescherming (artikel 3.4).

16.3 Op de pagina's van een salon die haar eigen Google Analytics of Meta Pixel heeft gekoppeld, plaatsen Google of Meta cookies voor die salon, maar alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft (artikel 3.6).

16.4 Welke cookies en opslag het precies zijn, staat in de Cookieverklaring.

17. Je rechten

17.1 Over de gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn, heb je deze rechten:

  • inzage: je mag weten welke gegevens wij over je hebben en wat wij ermee doen;
  • verbetering: kloppen je gegevens niet, dan passen wij ze aan;
  • verwijdering: je mag vragen je gegevens te verwijderen, behalve wat wij volgens de wet moeten bewaren;
  • beperking: je mag vragen je gegevens tijdelijk niet te gebruiken, bijvoorbeeld terwijl wij een bezwaar beoordelen;
  • overdracht: je mag je gegevens krijgen in een bestand dat een computer kan lezen, om ze mee te nemen;
  • bezwaar: tegen gebruik op grond van gerechtvaardigd belang mag je bezwaar maken; wij stoppen dan, tenzij wij een zwaarwegende reden hebben om door te gaan;
  • toestemming intrekken: heb je toestemming gegeven, zoals voor de nieuwsbrief, dan kun je die altijd intrekken.

17.2 Zelf regelen. Met een account bij Saloon pas je je gegevens zelf aan, download je een kopie, verwijder je je account, meld je apparaten af en koppel je Google (artikel 5). Als gebruiker pas je je profiel aan, download je een kopie van je gegevens, beheer je je apparaten, koppel je Google en verwijder je je account zelf in de back office (artikel 9.9 en 18.2). Van de nieuwsbrief meld je je af met de link in elke nieuwsbrief.

17.3 Per e-mail. Voor al het andere mail je naar [nog niet bekend]. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen wij je vragen te bevestigen dat jij het bent, bijvoorbeeld door te antwoorden vanaf het e-mailadres dat wij van je kennen. Wij antwoorden binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld of krijgen wij er veel, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laten wij je dan binnen de eerste maand weten. Een verzoek kost je niets.

17.4 Klant van een salon. Gaat je verzoek over wat een salon over jou bijhoudt, dan beslist de salon erover (artikel 2.3).

17.5 Klacht. Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens of je verzoek omgaan, laat het ons dan weten. Je mag ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

18. Opzeggen, sluiten en verwijderen

18.1 Je account bij Saloon. Verwijder je je account bij Saloon, dan anonimiseren wij het meteen (artikel 5.8).

18.2 Je account als gebruiker. Je verwijdert je account voor de back office zelf, bij je instellingen voor inloggen en beveiliging. Je bevestigt dat met je wachtwoord, of, als je alleen met Google inlogt, met een code die wij je mailen. Ben je eigenaar van een salon, dan draag je die eerst over aan een andere gebruiker of sluit je de salon. Wij halen je account dan meteen uit het actieve platform: je wordt overal afgemeld, je apparaten krijgen geen meldingen meer en je hoort niet meer bij een salon. Dat bevestigen wij per e-mail. Binnen 30 dagen kun je je nog bedenken: log je weer in, dan blijft je account bestaan; bij een salon hoor je dan niet vanzelf weer, maar een salon kan je opnieuw uitnodigen. Na die 30 dagen verwijderen wij je persoonsgegevens definitief of anonimiseren wij ze zo dat ze niet meer naar jou te herleiden zijn. De salons houden hun eigen gegevens over je werk daar, zonder je privégegevens. Je naam kan blijven staan op bonnen die je bij een salon hebt afgerekend, als deel van de financiële administratie van die salon (artikel 18.4).

18.3 Een salon die stopt. Sluit een salon zijn werkruimte, dan gaat die meteen dicht: de pagina's van de salon gaan offline en de gebruikers kunnen er niet meer in. Binnen 30 dagen kan de eigenaar de sluiting ongedaan maken, en tot dan kan de eigenaar een export van de gegevens van de salon opvragen; zolang die export wordt klaargemaakt, wachten wij met verwijderen. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de persoonsgegevens van de salon, zoals klanten, afspraken, notities, bestanden en het team, uiterlijk 60 dagen na het einde van de overeenkomst.

18.4 Financiële gegevens. Verkopen, bonnen en betalingen van een salon, met de gegevens die daarop staan, moet de salon volgens de belastingwet 7 jaar bewaren. Die gegevens bewaren wij daarom voor de salon, 7 jaar lang. In die tijd gebruiken wij ze alleen voor die wettelijke plicht en voor niets anders. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze.

19. Wijzigingen

19.1 Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als het platform verandert. Elke versie krijgt de datum waarop ze ingaat; eerdere versies blijven op de website te lezen.

19.2 Gebruiken wij je gegevens voor een nieuw doel, of geven wij ze aan een nieuw soort ontvanger, dan laten wij dat minstens 30 dagen van tevoren weten op de website en, als je een account hebt, per e-mail.