Zorgvuldig omgaan met klantgegevens
Welke klantgegevens je in Saloon bewaart, wie in je team ze mag zien en hoe je vastlegt of een klant marketingberichten wil ontvangen.
Als salon ben je verantwoordelijk voor de gegevens van je klanten. Saloon verwerkt ze in jouw opdracht; daarvoor ga je bij het aanmelden namens je salon akkoord met de Verwerkersovereenkomst. In Saloon bepaal je zelf welke gegevens je bijhoudt, wie ze mag zien en waarvoor je ze gebruikt.
Welke gegevens je in Saloon bewaart
- Het klantprofiel: naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, adres en contactpersonen voor noodgevallen.
- Notities, allergieën, gevoeligheidstests en bestanden.
- De afspraken en verkopen van de klant, en de berichten die Saloon namens je stuurde.
- Of de klant marketingberichten per e-mail wil ontvangen.
Houd alleen bij wat je voor je werk nodig hebt. Hoe minder je bewaart, hoe minder er mis kan gaan.
Wie in je team wat mag zien
Wat een teamlid van een klant ziet, hangt af van de rol. Je stelt het in bij Instellingen › Teamleden › Rollen en rechten. De belangrijkste rechten voor klantgegevens:
- Kan klantprofiel bekijken: zonder dit recht opent een teamlid Klanten niet.
- Kan de contactgegevens van de klant bekijken: zonder dit recht ziet een teamlid geen e-mailadres, telefoonnummer, adres en noodcontacten.
- Kan notities over de klant bekijken en Kan documenten en bestanden van klanten bekijken.
- Kan klanten downloaden: wie dit recht heeft, kan de klantenlijst als Excel of CSV exporteren.
Van de standaardrollen heeft Basis geen toegang tot klanten. Alleen Hoog en de eigenaar mogen klanten importeren en downloaden.
Vastleggen of een klant marketing wil
- Open de klant bij Klanten en klik op Acties › Klantgegevens bewerken.
- Ga naar Instellingen.
- Vink bij Marketingberichten het vakje Klant accepteert marketingberichten per e-mail aan of uit. Bij een nieuwe klant staat het vinkje standaard aan: zet het uit als de klant geen toestemming gaf.
- Klik op Opslaan.
Berichten over afspraken, zoals een bevestiging of een herinnering, horen bij je dienstverlening. Die stel je per klant in bij Meldingen voor afspraken.
Wat Saloon voor je bijhoudt
- In het Logboek staat wie wat aan een klant wijzigde en wie de klantenlijst downloadde.
- Een klant die je verwijdert, staat 30 dagen bij Recent verwijderd en wordt daarna gewist.
- Onderaan Mijn account vind je de links naar Privacy, Voorwaarden voor salons en de Verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Kan ik voorkomen dat een stagiair de telefoonnummers van klanten ziet?
Ja. Geef de stagiair een rol zonder het recht Kan de contactgegevens van de klant bekijken.
Kan ik nieuwsbrieven of campagnes sturen naar klanten die toestemming gaven?
Nog niet; dat staat gepland. Leg de toestemming wel alvast vast, zodat je straks weet wie je mag mailen.
Wat doe ik als een klant wil weten welke gegevens ik bewaar?
Open het profiel van de klant: daar staat alles wat je over die klant bewaart. Je kunt de basisgegevens ook exporteren of de klant verwijderen.