Een verzoek om inzage of verwijdering afhandelen
Vraagt een klant welke gegevens je bewaart, of wil de klant dat je ze wist? Zo zoek je de gegevens op, pas je ze aan, exporteer je ze en verwijder je een klant.
Klanten mogen je vragen welke gegevens je over ze bewaart, die laten verbeteren of laten wissen. Omdat jij die gegevens beheert, handel je zo'n verzoek zelf af in Saloon. Controleer eerst of het verzoek echt van de klant zelf komt.
Laten zien welke gegevens je bewaart
- Ga in het menu naar Klanten en zoek de klant op.
- Open de klant. In het profiel staan de gegevens, afspraken, verkopen, notities, allergieën en bestanden.
- Wil je de basisgegevens als bestand meegeven, zoek dan in Klanten op de naam van de klant, zodat alleen die klant in de lijst staat. Kies Opties › Exporteren als Excel of Exporteren als CSV.
De export bevat de lijst zoals je hem ziet, met naam, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum, adres, Klant sinds, de laatste afspraak, of de klant marketing per e-mail wil en of de klant geblokkeerd is. Notities, allergieën en de afsprakengeschiedenis staan er niet in; die zie je in het profiel.
Gegevens verbeteren of marketing stoppen
- Open de klant en klik op Acties › Klantgegevens bewerken.
- Pas aan wat niet klopt. Wil de klant geen marketing meer, zet dan bij Instellingen › Marketingberichten het vinkje uit.
- Klik op Opslaan.
Een klant verwijderen
- Open de klant en klik op Acties › Klant verwijderen.
- Bevestig. De klant gaat naar Recent verwijderd in je klantenlijst.
- Na 30 dagen worden de gegevens voorgoed gewist. Tot die tijd zet je de klant terug met Terugzetten.
Na die 30 dagen blijven de afspraken zonder notities bewaard, voor je agenda en rapportages, en blijven de verkopen met hun bonnen zeven jaar bewaard, zoals de wet voorschrijft.
Hiervoor heb je het recht Kan klanten aanmaken, bewerken en verwijderen nodig, en voor de export Kan klanten downloaden. Dat stel je in bij Instellingen › Teamleden › Rollen en rechten.
Veelgestelde vragen
Kan ik een verwijderde klant terugzetten?
Ja, binnen 30 dagen. Ga naar Klanten, kies Recent verwijderd en klik bij de klant op Terugzetten. Een klant die je met een andere klant hebt samengevoegd, kun je niet terugzetten.
Kan ik de gegevens meteen wissen, zonder 30 dagen te wachten?
Nee. Een verwijderde klant wordt na 30 dagen automatisch gewist. Tot die tijd ziet niemand in je team de klant nog in de klantenlijst, behalve bij Recent verwijderd.
Kan ik alle gegevens van één klant, met notities en afspraken, in één bestand exporteren?
Nee, dat kan niet in één keer. De export bevat de basisgegevens; de rest zie je in het profiel van de klant.