Een klant toevoegen en notities bijhouden
Voeg een klant toe, pas de klantgegevens aan en houd notities bij, zodat iedereen in je team weet wat er met de klant is afgesproken.
Elke klant heeft in Saloon een eigen profiel met contactgegevens, afspraken, verkopen en notities. Zo weet elk teamlid wat er de vorige keer is gedaan en afgesproken, ook als een collega de klant toen hielp.
Een klant toevoegen
- Ga in het menu naar Klanten en klik op Toevoegen. Op een telefoon vind je Klanten onder Menu.
- Vul bij Profiel de Voornaam in. Dat is het enige verplichte veld. Vul daarnaast in wat je weet: Achternaam, E-mailadres, Telefoonnummer, Geboortedatum en Geslacht. Je kunt hier ook een profielfoto toevoegen.
- Kies onder Extra informatie zo nodig een Klantenbron: hoe de klant je bedrijf heeft gevonden.
- Kies een Voorkeurstaal als de klant automatische berichten in een andere taal wil krijgen. Laat je Taal van de salon staan, dan krijgt de klant de klanttaal van je salon.
- Vul eventueel Beroep, Land, Extra e-mailadres, Extra telefoonnummer en Notities in.
- Voeg bij Adres een adres toe met Voeg een adres toe, en bij Noodcontacten een contactpersoon met Voeg contactpersoon toe.
- Controleer bij Instellingen de vinkjes E-mailberichten (berichten over afspraken) en Klant accepteert marketingberichten per e-mail. Bij een nieuwe klant staan ze allebei aan. Klik op Opslaan.
Klantgegevens wijzigen
- Ga naar Klanten en klik op de klant om het profiel te openen.
- Klik op Acties en kies Klantgegevens bewerken. Je kunt ook in het profiel naar Klantgegevens gaan en op Bewerken klikken.
- Pas de gegevens aan en klik op Opslaan.
Ontbreekt er een telefoonnummer, e-mailadres of geboortedatum, dan staat in het profiel op een groot scherm Telefoonnummer toevoegen, E-mailadres toevoegen of Geboortedatum toevoegen. Klik erop om het meteen in te vullen.
Notities bijhouden
Notities hebben een datum en een schrijver, en staan op twee tabbladen: Notities over de klant voor wat altijd geldt, en Notities afspraak voor wat bij een bezoek hoort. Een notitie die je in de agenda bij een afspraak maakt, komt bij Notities afspraak.
- Open de klant en kies Notities in het menu van het profiel. Op een telefoon staan de pagina's als tabbladen bovenaan.
- Kies het tabblad Notities over de klant of Notities afspraak en klik op Toevoegen.
- Kies zo nodig een andere datum dan Vandaag en schrijf je notitie, tot 2000 tekens.
- Wil je een foto of document bij de notitie bewaren, klik dan op Uploaden.
- Klik op Opslaan. Via Acties › Notitie toevoegen voeg je ook een notitie toe zonder eerst naar de pagina te gaan.
Een notitie wijzigen of verwijderen doe je via het pijltje naast de notitie: Bewerken of Verwijderen.
Wie wat mag
- Een klant toevoegen of wijzigen: Kan klanten aanmaken, bewerken en verwijderen.
- Notities lezen: Kan notities over de klant bekijken. Notities schrijven en je eigen notities aanpassen: Kan opmerkingen toevoegen aan klantdossiers.
- Notities van een collega aanpassen: Kan de aantekeningen van andere teamleden in klantdossiers bewerken.
- Bijlagen toevoegen: Kan documenten en bestanden van klanten toevoegen, hernoemen en verwijderen.
- Je stelt dit in bij Instellingen › Teamleden › Rollen en rechten.
Veelgestelde vragen
Welke gegevens zijn verplicht?
Alleen de voornaam. Met een e-mailadres kan de klant berichten over afspraken krijgen, dus vul dat in als je het hebt.
Wat is het verschil tussen het veld Notities en de pagina Notities?
Het veld Notities onder Extra informatie is één vrij tekstveld op de klantkaart. Op de pagina Notities maak je losse notities met een datum en een schrijver, eventueel met bijlagen.
Waarom zie ik geen e-mailadres of telefoonnummer?
Je rol heeft dan niet het recht Kan de contactgegevens van de klant bekijken. E-mail, telefoon, adres en noodcontacten blijven verborgen, en als je de klant bewerkt, blijven ze zoals ze zijn.
Kan ik de notitie van een collega aanpassen?
Alleen als je rol het recht Kan de aantekeningen van andere teamleden in klantdossiers bewerken heeft. Je eigen notities kun je altijd aanpassen.