Klanten importeren uit Excel of CSV

Heb je al een klantenlijst, dan hoef je klanten niet een voor een over te typen. Je importeert ze in één keer uit een Excel- of CSV-bestand. Je hoeft het bestand niet eerst aan te passen: Saloon zoekt zelf de rij met kolomnamen en koppelt de kolommen aan de juiste velden.

Wat je kunt importeren

• Bestanden: Excel (.xlsx) en CSV (.csv, .tsv of .txt). Uit een Excel-bestand leest Saloon het eerste werkblad met een tabel.
• Een ouder Excel-bestand (.xls) of een bestand uit Numbers of OpenOffice open je eerst en sla je op als Excel-werkmap (.xlsx) of CSV.
• Velden: voornaam of volledige naam, achternaam, e-mailadres, mobiel nummer, extra telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, adres (of straat en huisnummer apart), postcode, plaats, land, toestemming voor marketing, klant sinds, melding voor team en een notitie.
• Heb je nog geen bestand, klik dan in de eerste stap op Sjabloon downloaden voor een CSV-bestand met de kolommen en een voorbeeld.

De import uitvoeren

1. Ga naar Klanten, klik op Opties en kies Klanten importeren. Heb je nog geen klanten, dan staat de knop Klanten importeren ook midden op de pagina.
2. Sleep je bestand in Bestand uploaden of klik op Kies een bestand. Je ziet hoeveel rijen en kolommen erin staan. Klik op Volgende stap.
3. Controleer bij Kolommen controleren welke kolom bij welk veld hoort en pas aan waar nodig. Kies Niet importeren voor een kolom die je niet wilt overnemen. Een kolom moet gekoppeld zijn aan Voornaam of Volledige naam.
4. Kies bij Land van je klanten het land voor telefoonnummers zonder landcode en adressen zonder land.
5. Heeft je bestand geen kolom voor toestemming, of is die kolom leeg, geef dan aan of deze klanten toestemming hebben gegeven voor marketing: Ja, ze hebben toestemming gegeven of Nee, of dat weet ik niet. Klik op Volgende stap.
6. Bij Klanten controleren zie je hoe je klanten in Saloon komen te staan. Er is nog niets opgeslagen. Bekijk de tabbladen Te importeren, Opmerkingen en Overgeslagen. Met Download deze rijen krijg je de rijen als bestand om te verbeteren.
7. Klik op de knop met het aantal klanten, bijvoorbeeld 120 klanten importeren. Laat het venster open tot de import klaar is.
8. Bij Import gelukt zie je hoeveel klanten zijn toegevoegd. Klik op Gereed.

Wat er met je rijen gebeurt

• Overgeslagen: een rij zonder voornaam, een klant die al in je lijst staat (dezelfde naam met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer; zonder e-mailadres en telefoonnummer dezelfde naam met dezelfde geboortedatum) en een klant die eerder in het bestand staat.
• Opmerking: een waarde die Saloon niet kan lezen, zoals een ongeldig e-mailadres of een onleesbare geboortedatum. De klant komt erin zonder die waarde. Een te lange tekst wordt ingekort, en een onbekend land wordt het land dat je voor het bestand koos.
• Telefoonnummers worden in het juiste formaat gezet, en een adres in één kolom wordt gesplitst in straat en huisnummer.
• Klant sinds wordt de datum waarop de klant is aangemaakt. Elke klant krijgt het klantkanaal Geïmporteerd.
• De kolom Notitie komt als notitie op het klantprofiel, de kolom Melding voor team als melding bij elke afspraak.
• Niemand krijgt een e-mail of bericht door de import.

Als de import wordt onderbroken

Valt je internet weg of gaat er iets anders mis, dan zie je De import is onderbroken en hoeveel klanten er al in staan. Klik op Verdergaan om verder te gaan waar de import was. Wat er al in staat, komt er niet dubbel in.

Importeren kan met het recht Kan klanten importeren. Dat stel je in bij Instellingen › Teamleden › Rollen en rechten.

Veelgestelde vragen