Klantformulieren maken en versturen

Met klantformulieren vraag je je klant om een intake, toestemming of feedback, zonder papier. Je klant vult het formulier in op de eigen telefoon, via een link in de e-mail. Een formulier houdt nooit iets tegen: een afspraak gaat ook door als het nog openstaat.

Een formulier maken

1. Ga naar Instellingen › Formulieren.
2. Klik op Sjabloon kiezen en kies bij een sjabloon Gebruiken, of klik op Nieuw formulier en vul een naam, een beschrijving en een categorie in. Klanten zien alleen de naam; de beschrijving is voor je team.
3. In Opbouw staan links de onderdelen, in twee kolommen. Klik erop of sleep ze naar de pagina. Onder Eigen vragen staan tekst, invoervelden en keuzevelden, onder Klantgegevens de gegevens van de klantkaart.
4. Klik op een onderdeel op de pagina. Links opent Onderdeel bewerken, waar je de vraag, de hulptekst en de antwoorden invult. Zet Verplicht aan als de klant de vraag niet mag overslaan.
5. Met Nieuwe pagina toevoegen verdeel je een lang formulier over meer pagina's.
6. Bekijk het formulier met Voorbeeld en klik op Formulier aanmaken.

Wil je een vraag alleen soms stellen, gebruik dan in Onderdeel bewerken de Conditionele logica met Toon vraag als. De vraag verschijnt pas als een eerdere vraag het gekozen antwoord heeft. Een verborgen vraag is niet verplicht en wordt niet bewaard.

Staat er een veld uit de klantkaart in je formulier, dan is dat al ingevuld; alleen allergieën vult de klant zelf in. Wat de klant wijzigt, komt op de klantkaart, behalve het e-mailadres: een ander adres zie je alleen als verschil bij het formulier. Nieuwe allergieën en noodcontacten komen erbij; er verdwijnt niets.

Instellen wanneer je klant het krijgt

Op het tabblad Instellingen van het formulier bepaal je:

• of het formulier vanzelf bij passende afspraken komt, en bij welke diensten en vestigingen;
• wie het invult: de klant, je team of allebei;
• wanneer de klant het krijgt: voor, tijdens of na de afspraak;
• hoe vaak: bij elke afspraak, eens per periode of één keer;
• of de klant begint met de antwoorden van de vorige keer, met Vooraf invullen met eerdere antwoorden. Bij een formulier met gezondheidsvragen gebeurt dat niet op de link.

Met Geavanceerde instellingen wijkt een dienst af van het formulier, bijvoorbeeld met een eigen moment. In het Formulieren-tabblad van een dienst zie je welke formulieren bij die dienst horen.

Wat je klant ziet

Alle formulieren van één afspraak staan in één bericht met één link. Is er 24 uur voor de afspraak nog iets open, dan krijgt je klant één herinnering. De link staat ook op de bevestiging na het boeken, op de pagina om de afspraak te beheren en in het account op Saloon.nl. Een account is niet nodig.

Je klant gaat pagina voor pagina door het formulier en rondt af met Afronden. Antwoorden worden onderweg bewaard, dus wie de pagina sluit, gaat later verder waar die was. Een handtekening zet je klant met een vinger of de muis.

De link werkt tot het einde van de dag na de afspraak. Voor een formulier zonder afspraak is dat 30 dagen. Een verlopen formulier kun je opnieuw versturen.

Gezondheidsvragen

Vraag je naar de gezondheid van je klant, zet dan Dit formulier stelt vragen over gezondheid aan. Je klant geeft dan op de laatste pagina apart toestemming, met een vinkje dat nooit vooraf staat aangevinkt. Zonder dat vinkje kan het formulier niet worden afgerond. De toestemming en het moment worden bij het formulier bewaard. Trekt een klant de toestemming in, verwijder dan het ingevulde formulier.

Een formulier toevoegen of versturen

1. Ga naar Klanten en open de klant. Bij een afspraak in de agenda staan de formulieren onder Formulieren.
2. Kies Klantformulieren en klik op Formulier toevoegen.
3. Klik op Toevoegen en versturen, of op Toevoegen als je het nog niet wilt versturen. Met Klant vult in op dit apparaat geef je je apparaat aan de klant, die alleen het formulier ziet; met Zelf invullen doe je het zelf.
4. Nog niets binnen? Klik op Herinnering sturen.

Ingevulde formulieren bekijken

Wat is ingevuld, staat in het klantprofiel op de pagina Klantformulieren. In de agenda zie je aan een markering op de afspraak dat er nog een formulier openstaat, en je team krijgt een melding als een formulier binnen is. Per formulier zie je bij Instellingen › Formulieren de tabbladen Overzicht, Inzichten, Inzendingen en Details. Met PDF downloaden bewaar of print je een ingevuld formulier.

Heeft een formulier een handtekening van je team, dan wacht het op jullie controle. Een teamlid leest de antwoorden na met Controleren en tekenen.

Een ingevuld formulier corrigeren

Een ingevuld formulier staat vast. Klopt er iets niet, kies dan Corrigeren. Dat maakt een nieuw formulier dat begint met de oude vragen en antwoorden. Is de correctie klaar, dan vervangt die het oude formulier, dat leesbaar blijft. Je klant hoeft niets opnieuw te tekenen.

Wie wat mag

Wie formulieren beheert, antwoorden leest, formulieren invult of inzendingen verwijdert, stel je in bij Instellingen › Teamleden › Rollen en rechten. Antwoorden staan nooit in een e-mail of melding.

Veelgestelde vragen