Een afspraak maken
Zo maak je een afspraak in de agenda: via een leeg tijdvak of via Toevoegen. Je kiest klant, dienst, teamlid en tijd, en Saloon waarschuwt bij een dubbele boeking.
Een afspraak maak je in de Agenda. Er zijn twee routes: je klikt op een vrije plek in de agenda en vult daarna de klant en de dienst in, of je kiest eerst de klant en de dienst en laat Saloon een tijd zoeken die past. Beide routes eindigen in hetzelfde venster, dus wat je daarna ziet is gelijk.
Een afspraak maken vanuit een leeg tijdvak
- Ga in het menu naar Agenda en blader naar de juiste dag.
- Klik in de kolom van het teamlid op het tijdstip waarop de afspraak begint. Op een computer verschijnt een klein menu: kies Afspraak toevoegen. Op een telefoon opent de nieuwe afspraak meteen.
- Klik links op Klant toevoegen. Zoek de klant in Zoek een klant, of kies Nieuwe klant toevoegen. Komt iemand zonder gegevens binnen, kies dan Inloop of laat de klant leeg.
- Kies in Selecteer een dienst de behandeling. Wil de klant meer, klik dan op Dienst toevoegen en kies de volgende dienst. Diensten volgen elkaar op.
- Wil je het teamlid, de begintijd, de duur of de prijs van een dienst aanpassen, klik dan op de dienst. In Dienst bewerken pas je Teamlid, Prijs dienst, Tijdvak en Duur aan en klik je op Toepassen.
- Laat Klant een bevestiging sturen aan als de klant een e-mail met de bevestiging moet krijgen, en klik op Opslaan.
Een afspraak maken via Toevoegen
- Klik in de Agenda rechtsboven op Toevoegen en kies Afspraak.
- Kies de klant en de dienst zoals hierboven. Bovenaan staat nog Tijd kiezen.
- Klik op Doorgaan. In Kies een tijd zie je de tijden waarin de gekozen diensten passen.
- Staat er op die dag niets vrij, kies dan Eerstvolgende beschikbare datum, Alle teamleden bekijken of, als je een klant hebt gekozen, Op de wachtlijst zetten.
- Kies een tijd en klik op Opslaan.
Op een telefoon tik je in de balk onderin op + en kies je Afspraak. Daarna tik je in de agenda op de tijd waarop de afspraak begint.
Waarschuwingen
- Dubbele boeking: op dat tijdstip staat al iets in de agenda van het teamlid, zoals een andere afspraak, vrije tijd, bezette tijd of een gesloten dag. Je kiest zelf of je toch opslaat. Online kan een klant nooit over zo'n tijd heen boeken.
- Hulpmiddel bezet: een kamer of apparaat dat de dienst nodig heeft, is dan al in gebruik. Met Toch boeken sla je de afspraak toch op.
- Deze klant is geblokkeerd: verschijnt zodra je een geblokkeerde klant kiest. Zo'n klant kan niet online boeken; met Toch inplannen zet je de klant toch in de afspraak.
- Gevoeligheidstest nodig: staat bij de klant als een dienst om een gevoeligheidstest vraagt en de klant geen geldige test heeft. Dit is een melding, geen blokkade.
Wie mag afspraken maken
Hiervoor heb je het recht Kan afspraken maken nodig. Dat stel je in bij Instellingen › Teamleden › Rollen en rechten. Zonder dat recht zie je de knop Toevoegen alleen als je wel bezette tijd mag inplannen of mag afrekenen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een afspraak maken zonder klant?
Ja. Kies Inloop of laat de klant leeg. De klant krijgt dan geen e-mail, want Saloon weet niet naar wie.
Kan ik de bevestiging voor één afspraak overslaan?
Ja. Zet Klant een bevestiging sturen uit voordat je opslaat. Dat is handig als je afspraken uit een ander systeem overzet. De herinneringen vóór de afspraak volgen gewoon je instellingen.
Ik zie de schakelaar voor de bevestiging niet. Hoe kan dat?
Die staat er alleen als er een klant gekozen is en de e-mail Nieuwe afspraak aan staat bij Marketing › Automatiseringen.
Er gebeurt niets als ik op een leeg vak klik. Wat nu?
Dan staat Snelle acties in agenda weergeven uit. Zet het weer aan via het tandwiel Agenda-instellingen in de agenda, of gebruik Toevoegen › Afspraak.