Hulpmiddelen instellen: kamers en apparaten
Leg kamers en apparaten vast die een dienst nodig heeft. Saloon wijst elke afspraak vanzelf een vrij hulpmiddel toe en biedt online alleen tijden aan waarop er een vrij is.
Hulpmiddelen zijn kamers, apparaten en andere dingen die een dienst nodig heeft en die niet bij elke afspraak tegelijk kunnen. Denk aan twee behandelkamers of één laserapparaat. Je zet ze in groepen en kiest welke diensten een groep nodig hebben. Elke afspraak krijgt dan vanzelf een vrij hulpmiddel.
Een groep en hulpmiddelen toevoegen
- Ga naar Instellingen › Planning › Hulpmiddelen.
- Klik op Groep toevoegen. Geef de groep een Naam, zoals Behandelkamers, en eventueel een Beschrijving.
- Klik bij Nodig bij deze diensten op Diensten kiezen en vink de diensten aan die een hulpmiddel uit deze groep nodig hebben. Klik op Opslaan.
- Klik op Hulpmiddel toevoegen. Vul de Naam in, zoals Kamer 1, en kies de Groep en de Vestiging.
- Kies bij Hoeveel tegelijk hoeveel afspraken het hulpmiddel tegelijk aankan: een kamer met één stoel is 1, een ruimte met drie stoelen is 3.
- Kies een Kleur in de agenda en bij Beschikbaarheid Altijd beschikbaar wanneer er geboekt kan worden of Eigen tijden. Met eigen tijden kan het hulpmiddel alleen binnen de tijden die je instelt.
- Klik op Opslaan en herhaal dit voor de andere kamers of apparaten.
Hoeveel een dienst nodig heeft
Ga naar Catalogus › Diensten, open de dienst en ga naar Hulpmiddelen. Kies bij Aantal tegelijk hoeveel hulpmiddelen uit de groep de dienst tegelijk nodig heeft. Bij Wanneer nodig kies je Het hele bezoek of Deel van de dienst, met een begin en een duur. Met Anders instellen voor een variant geef je een variant een eigen regel.
Hoe Saloon hulpmiddelen toewijst
- Een hulpmiddel wordt alleen ingezet bij afspraken op zijn eigen vestiging.
- Online biedt Saloon alleen tijden aan waarop er genoeg hulpmiddelen vrij zijn. Heeft een vestiging niets uit de groep, dan kan de dienst daar niet online geboekt worden.
- In de afspraak staat onder Hulpmiddelen standaard Automatisch: Saloon kiest er een die vrij is. Je kunt ook zelf een hulpmiddel kiezen.
- Is het hulpmiddel bezet als je in de agenda boekt, dan vraagt Saloon Hulpmiddel bezet en kun je kiezen voor Toch boeken. Online kan dat nooit.
Hulpmiddelen in de agenda
In de dagweergave kun je hulpmiddelen als eigen kolom naast het team zetten. Open Team en hulpmiddelen en vink onder Hulpmiddelen aan wat je wilt zien. Die knop is er alleen op een telefoon of een tablet die rechtop staat: rechtsonder in de agenda, of linksboven in Agendaweergaven. Op een computer kun je hulpmiddelen niet als kolom zetten. Sleep je een afspraak naar een andere kolom van hetzelfde soort hulpmiddel, dan krijgt de afspraak dat hulpmiddel. Met Kleur op › Hulpmiddel kleur je afspraken op hulpmiddel.
Hiervoor heb je het recht Heeft toegang tot de instellingen voor de bedrijfsopstelling nodig. Dat stel je in bij Instellingen › Teamleden › Rollen en rechten.
Veelgestelde vragen
Kan ik een kamer blokkeren voor onderhoud?
Ja. Zet op een telefoon of tablet het hulpmiddel als kolom in de dagweergave, tik in de balk onderin op + › Bezette tijd en tik daarna in de kolom van het hulpmiddel op de tijd.
Hoeveel hulpmiddelen kan een dienst tegelijk nodig hebben?
Tot 10 per groep. Een hulpmiddel zelf kan tot 50 afspraken tegelijk aan.
Waarom kan een dienst ineens niet meer geboekt worden?
Waarschijnlijk staat er op die vestiging geen of te weinig hulpmiddelen in de groep die de dienst nodig heeft. Bij de groep en bij de dienst zie je dan een melding. Voeg een hulpmiddel toe of pas het aantal aan.