Een herhalende afspraak inplannen
Laat een afspraak dagelijks, wekelijks, maandelijks of om een eigen ritme terugkomen. Tijden die al bezet zijn, slaat Saloon over en dat zie je meteen.
Komt een klant vast elke paar weken, dan plan je de hele reeks in één keer in. Saloon maakt alle afspraken van de reeks meteen aan, op dezelfde tijd van de dag en bij hetzelfde teamlid.
Een afspraak laten herhalen
- Open de afspraak in de Agenda. Dat kan een bestaande afspraak zijn of een nieuwe die je aan het maken bent.
- Klik onderin op het menu met de drie puntjes en kies Instellen als herhalen.
- Kies bij Frequentie Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Aangepast. Bij Aangepast kies je bij Elke een getal van 1 tot 52 en Dag, Week of Maand, bijvoorbeeld elke 6 weken.
- Kies bij Eindigt Nooit, een aantal keer (Na 2 keer tot en met Na 15 keer, of 20, 25 of 30 keer) of Specifieke datum met een einddatum na de afspraak zelf. Standaard staat er Na 10 keer.
- Onderin lees je hoeveel extra afspraken er worden ingepland en tot welke datum.
- Heeft een bestaande afspraak een klant, laat dan Klant een bevestiging sturen aan als de klant één e-mail met alle nieuwe datums moet krijgen. Klik op Wijzigingen toepassen.
Bij een nieuwe afspraak wordt de reeks pas ingepland als je de afspraak opslaat. De bevestiging volgt dan de schakelaar Klant een bevestiging sturen onderin de afspraak.
Hoe Saloon de reeks inplant
- Het aantal bij Na ... keer telt de afspraak zelf mee: Na 10 keer zijn tien afspraken in totaal.
- Nooit plant de afspraak 52 keer in, deze meegeteld. Bij wekelijks is dat een jaar vooruit. Er komen later niet vanzelf afspraken bij.
- Een reeks heeft nooit meer dan 365 afspraken.
- Staat er op een datum al iets, zoals een andere afspraak, vrije tijd van het teamlid, bezette tijd of een gesloten periode, dan slaat Saloon die datum over. Je ziet direct hoeveel afspraken zijn ingepland en hoeveel zijn overgeslagen.
- Een maandelijkse reeks die op de 31e begint, valt in kortere maanden op de laatste dag van de maand.
Een reeks wijzigen of stoppen
Open een afspraak uit de reeks en kies weer Instellen als herhalen. Een wijziging geldt voor deze afspraak en de afspraken erna. Eerdere afspraken in de reeks blijven zoals ze zijn. Kies je Eenmalig, dan haalt Saloon deze afspraak uit de reeks en annuleert de herhalingen erna. De klant kan daar één e-mail over krijgen.
Hiervoor heb je het recht Kan afspraken maken nodig. Dat stel je in bij Instellingen › Teamleden › Rollen en rechten.
Veelgestelde vragen
Kan ik een afgeronde afspraak laten herhalen?
Nee. Alleen een afspraak die nog moet komen kan een reeks starten. Een afgeronde of geannuleerde afspraak en een no-show niet. Gebruik dan Opnieuw boeken of start de reeks vanaf de volgende afspraak.
Kan ik kiezen op welke weekdagen de afspraak terugkomt?
Nee, een afspraak herhaalt op hetzelfde ritme vanaf de eerste datum. Weekdagen kiezen kan wel bij bezette tijd.
Kijkt Saloon naar het rooster van het teamlid?
Nee. Saloon kijkt naar afspraken, vrije tijd, bezette tijd en gesloten periodes, niet naar de geplande werktijden. Controleer de reeks dus als het rooster nog verandert.
Krijgt de klant voor elke afspraak een e-mail?
Nee. De klant krijgt één bevestiging met alle nieuwe datums, en de gewone herinneringen vóór elke afspraak.