De status van een afspraak bijhouden
Wat de statussen Geboekt, Bevestigd, Gearriveerd, Gestart, Afgerond, Niet verschenen en Geannuleerd betekenen, en wat er gebeurt als je ze kiest.
Elke afspraak heeft een status. Daarmee houd je bij hoe ver een bezoek is: gepland, binnen, bezig of klaar. De kleur bovenin een geopende afspraak hoort bij de status, en met Kleur op › Status kleurt de hele agenda op status.
De status wijzigen
- Open de afspraak in de Agenda.
- Klik bovenin op de huidige status.
- Kies de nieuwe status. Bij Afgerond, Niet verschenen en Annuleren vraagt Saloon eerst om een bevestiging.
Wat elke status betekent
- Geboekt: de afspraak staat gepland. Elke nieuwe afspraak begint zo.
- Bevestigd: de klant heeft de afspraak bevestigd, bijvoorbeeld aan de telefoon. Je team kan daar een melding van krijgen; de klant krijgt geen e-mail.
- Gearriveerd: de klant is binnen.
- Gestart: de behandeling is bezig.
- Afgerond: het bezoek is klaar. De klant krijgt de e-mail Bedankt voor je bezoek, met de nazorg van de dienst en de vraag om een review, en later eventueel de herinnering om opnieuw te boeken.
- Niet verschenen: de klant kwam niet. Het tijdslot komt vrij.
- Geannuleerd: de afspraak gaat niet door. Dit kies je met Annuleren.
Regels die Saloon hanteert
- Afronden is definitief: een afgeronde afspraak kun je daarna niet meer wijzigen of terugzetten. Hetzelfde geldt voor een geannuleerde afspraak.
- Afrekenen rondt de afspraak vanzelf af, zodra de begintijd voorbij is. Reken je af vóór de afspraak, dan blijft die geboekt.
- Annuleren kan alleen vóór de begintijd. Niet verschenen kan juist pas ná de begintijd.
- Een no-show kun je terugzetten naar Geboekt of Bevestigd, bijvoorbeeld als de klant toch kwam. De herinneringen worden dan opnieuw ingepland.
- Geannuleerde afspraken staan standaard niet in de agenda. No-shows blijven zichtbaar, grijs.
Een no-show vastleggen
- Open de afspraak na de begintijd en kies bovenin Niet verschenen, of in het menu met de drie puntjes.
- In Markeren als niet komen opdagen staat Klant laten weten standaard uit. Zet het aan als de klant een e-mail met een link om opnieuw te boeken moet krijgen.
- Klik op Markeren.
Veelgestelde vragen
Waar is de status Inchecken?
Inchecken heet in Saloon Gearriveerd. Kies die status zodra de klant binnen is.
Moet ik elke afspraak met de hand afronden?
Nee. Afrekenen rondt de afspraak af. Gebruik je de kassa niet, zet dan Automatisch afronden aan bij Instellingen › Planning › Afspraken.
Kan ik een afgeronde afspraak terugzetten?
Nee, afronden kan niet ongedaan worden gemaakt. Controleer de afspraak dus voordat je bevestigt.
Krijgt de klant een e-mail als ik op Bevestigd zet?
Nee. Alleen je team kan er een melding van krijgen.