Bezette tijd inplannen
Blokkeer tijd in de agenda voor een pauze, overleg of training: voor één teamlid, meerdere teamleden, de hele vestiging of een hulpmiddel, eenmalig of herhalend.
Met bezette tijd houd je een stuk van de agenda vrij van afspraken, bijvoorbeeld voor de lunch, een teamoverleg of een training. Online kunnen klanten op die tijd niet boeken, en wie in de agenda toch een afspraak over bezette tijd zet, krijgt eerst een waarschuwing. Gaat het om een hele dag of langer vrij, gebruik dan vrije tijd of een gesloten periode.
Bezette tijd toevoegen
- Ga in het menu naar Agenda, klik op Toevoegen en kies Bezette tijd. Tik daarna in de agenda op de tijd waarop het begint. Op een computer kun je ook op een leeg vak klikken en Bezette tijd toevoegen kiezen. Op een telefoon tik je in de balk onderin op + › Bezette tijd en daarna op de tijd.
- Kies bij Type bezette tijd een type, zoals Lunch. De duur van het type wordt dan ingevuld. Met Aangepast stel je alles zelf in.
- Vul eventueel een Titel in en controleer Datum, Tijdvak en Eindtijd.
- Kies bij Teamleden voor wie het geldt: één teamlid, een paar, of Alle teamleden. Vink je niemand aan, dan geldt het voor de Hele vestiging. Mag je alleen je eigen tijd blokkeren, dan staat dit veld er niet en geldt het voor jou.
- Laat Frequentie op Eenmalig staan, of kies Aangepast om te herhalen (zie hieronder).
- Vul eventueel een Beschrijving in en klik op Opslaan.
Bezette tijd laten herhalen
- Kies bij Frequentie Aangepast en bij Elke een getal van 1 tot 52 en Dag, Week of Maand.
- Bij Week kies je bij Op dagen de weekdagen, bijvoorbeeld ma en do.
- Bij Eindigt kies je Nooit, Op datum met een Einddatum, of Na aantal keer met een Aantal keer. De eerste keer telt mee.
- Nooit plant de bezette tijd een jaar vooruit in. Een reeks telt hoogstens 365 keer.
Online boeken tijdens bezette tijd
Vink Online boeken toegestaan gedurende bezette tijd aan als het blok alleen ter informatie in de agenda staat. Het teamlid telt dan niet als bezet: klanten kunnen die tijd online boeken en in de agenda krijg je geen waarschuwing.
Bezette tijd op een hulpmiddel
Een kamer of apparaat zet je als kolom in de dagweergave met Team en hulpmiddelen. Die knop is er alleen op een telefoon of een tablet die rechtop staat. Tik daar in de balk onderin op + › Bezette tijd en tik daarna in de kolom van het hulpmiddel op de tijd. Het veld Hulpmiddel staat dan ingevuld. Zo'n blok houdt alleen het hulpmiddel bezet, bijvoorbeeld voor onderhoud. Online kan niemand die tijd met dat hulpmiddel boeken, dus de keuze voor online boeken staat er niet bij.
Wijzigen of verwijderen
Klik in de agenda op de bezette tijd. In Bezette tijd bewerken wijzig je dit ene blok en sla je op. Met het prullenbakje kies je Bezette tijd verwijderen. Hoort het blok bij een reeks, dan staat in het menu bovenin ook Hele reeks verwijderen.
Wie mag bezette tijd inplannen
Met Kan een bezette tijd aanmaken op de eigen agenda blokkeer je alleen je eigen tijd. Voor andere teamleden, de hele vestiging of een hulpmiddel heb je Kan bezette tijd voor andere teamleden aanmaken nodig. Dat stel je in bij Instellingen › Teamleden › Rollen en rechten.
Veelgestelde vragen
Kan ik toch een afspraak over bezette tijd heen zetten?
In de agenda wel: Saloon vraagt eerst of je zeker bent met Dubbele boeking. Online kan het niet, tenzij je online boeken tijdens de bezette tijd hebt toegestaan.
Wat is het verschil met vrije tijd?
Bezette tijd is een blok op een dag, zoals een pauze. Vrije tijd is afwezigheid van een teamlid voor hele dagen of een periode, zoals vakantie. Die leg je vast bij het teamlid.
Kan ik de herhaling van een reeks later aanpassen?
Nee, je wijzigt telkens één blok. Wil je een ander ritme, verwijder dan de reeks met Hele reeks verwijderen en plan een nieuwe in.